La compra de software empresarial casi nunca falla en la demo. Falla seis meses después, cuando el sistema está a medio implementar, el equipo mantiene su Excel en paralelo y la conversación se convierte en "el proveedor no entendió el negocio".
Estas cinco preguntas no requieren un consultor ni un mes de análisis. Requieren honestidad y una hora de junta.
1. ¿El proceso está definido o esperamos que el sistema lo defina?
Un sistema no ordena un proceso desordenado: lo automatiza tal como está y lo vuelve más rígido. Si hoy nadie puede dibujar el flujo en un pizarrón sin discutir, comprar software adelanta el problema en lugar de resolverlo.
Digitalizar un proceso roto produce un proceso roto más rápido y más caro de corregir.
Vale más invertir dos semanas en ordenar el proceso en papel que dos meses en configurarlo mal.
2. ¿Quién es el dueño, con nombre y apellido?
No el área: la persona. La que decide cuando hay dos criterios en conflicto, la que autoriza el alcance y la que va a responder por la adopción.
Los proyectos sin dueño identificable comparten los mismos síntomas:
- Las decisiones se posponen a "la siguiente junta".
- El alcance crece porque nadie tiene autoridad para decir que no.
- Al final, el proveedor decide por omisión.
3. ¿Con qué datos arranca?
Todo sistema nuevo necesita un punto de partida: catálogo de clientes, inventario, saldos, historial. Y ahí aparece el trabajo que nadie cotiza.
| Pregunta | Por qué importa |
|---|---|
| ¿Dónde vive hoy ese dato? | Define el esfuerzo de extracción |
| ¿Quién lo va a limpiar? | Casi siempre es el equipo interno, no el proveedor |
| ¿Qué tan sucio está? | Determina si el arranque es en semanas o en meses |
La migración de datos es la actividad más subestimada de cualquier implementación. En proyectos reales he visto que consume entre el 20 % y el 40 % del esfuerzo total.
4. ¿Con qué se tiene que integrar y quién sostiene esa integración?
Un sistema aislado genera islas de información y doble captura. Uno integrado genera dependencias que hay que mantener.
Antes de firmar conviene tener por escrito:
- Qué sistemas deben intercambiar información y en qué dirección.
- Si existe API documentada o la integración será por archivos.
- Quién repara la integración cuando alguna de las dos partes cambie de versión.
5. ¿Cuál es el costo total a tres años?
El precio de la licencia es la parte visible. El costo real incluye implementación, migración, capacitación, soporte, personalizaciones, infraestructura y el tiempo del equipo interno que deja de hacer otra cosa.
Costo total = Licencias × 3 años
+ Implementación
+ Migración y limpieza de datos
+ Capacitación (inicial y de reemplazos)
+ Soporte y mantenimiento
+ Horas del equipo interno
Comparar dos proveedores por el precio de licencia es comparar dos cosas distintas.
Qué hacer con las respuestas
Si respondiste las cinco con claridad, la compra es una decisión informada y el proyecto tiene alta probabilidad de aterrizar. Si tres o más quedaron en el aire, el siguiente paso no es pedir cotizaciones: es un diagnóstico corto que ordene el proceso, defina al dueño y dimensione el trabajo con datos.
Es una inversión mucho más barata que una implementación abandonada.
